POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU'ADZAM SHAH

Manual Pengguna & Panduan Sistem

Panduan Rasmi Pengguna & Spesifikasi Operasi

Manual Pengguna Go-Lupus POLIMAS

Panduan lengkap tatacara operasi piawai (SOP) pengurusan pelupusan aset alih institusi, penyediaan borang KEW.PA-21, pengiraan susut nilai garis lurus mematuhi Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM Bil. 4/2024), import Excel pukal, dan modul perakuan Lembaga Pemeriksa.

Muat Turun PDF Rasmi (1.2 MB) Spesifikasi Lengkap (Cetak A4)

Pilihan Pantas: 🏛️ 1. Punca Kuasa 👤 2. Peranan RBAC 📝 3. SOP Pemohon 🧮 4. Susut Nilai JANM 📊 5. Import Excel 🛡️ 6. Semakan Unit Aset 🖨️ 7. Cetakan KEW.PA ❓ 8. Soalan Lazim (FAQ)

Pengenalan Sistem & Punca Kuasa Perundangan

Piawaian Kerajaan

Go-Lupus ialah platform digital bersepadu yang dibangunkan khas bagi Politeknik Sultan Abdul Halim Mu'adzam Shah (POLIMAS) untuk mentransformasikan keseluruhan proses pengurusan pelupusan aset alih kerajaan daripada kaedah manual kepada aliran kerja digital yang telus, berakauntabiliti, dan patuh audit.

Punca Kuasa & Standard Perundangan Terpakai: 1. Pekeliling Perbendaharaan AM 2.7 (TPA): Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pelupusan.
2. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) Bil. 4/2024: Tatacara Perakaunan Akruan Aset Alih & Kaedah Garis Lurus Had Hayat Guna (Lampiran C).
3. Borang Rasmi KEW.PA-21: Borang Permohonan & Perakuan Pelupusan Aset Alih Kerajaan.

Objektif 1

Sifar Kelewatan Dokumen

Menghapuskan kehilangan salinan kertas dan kelewatan giliran tandatangan antara Ketua Jabatan, Pegawai Pemeriksa (LPP), dan Unit Aset.

Objektif 2

Integriti Data Anti-Pertindihan

Semakan silang 3-peringkat automatik menyekat cubaan pendaftaran nombor siri yang telah pun dilupuskan atau sedang aktif di jabatan lain.

Objektif 3

Pengiraan Nilai Berkanun

Pengiraan usia aset, susut nilai terkumpul, dan pemakaian peraturan nilai sisa RM 1.00 dilaksanakan secara automatik berpandukan formula SPANM Bil. 4/2024.

Hierarki Peranan Pengguna & Kawalan Capaian (RBAC)

Kawalan Keselamatan

Sistem mengamalkan kawalan capaian berasaskan peranan yang ketat (Role-Based Access Control) bagi menjamin keselamatan data institusi:

Peranan	Tanggungjawab & Had Kuasa	Capaian Modul Utama
Pegawai Aset (Pemohon Pelupusan)	Mewakili Jabatan/Unit akademik atau pentadbiran. Boleh mencipta draf KEW.PA-21, mendaftar aset secara manual atau import Excel, memuat naik bukti fizikal PEP, dan menghantar kepada Unit Aset.	Permohonan Saya Kalkulator JANM Capaian Borang
Pentadbir Aset (Unit Pengurusan Aset)	Menyemak permohonan semua jabatan, mengunci proses semakan fizikal, melantik Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP), mencatat keputusan kelulusan, memulangkan draf jika tidak lengkap, dan memuktamadkan borang.	Semua Permohonan Pengurusan Jabatan Jejak Audit
Super Admin (Ketua Unit Aset / Pentadbir Sistem)	Kuasa mutlak pentadbiran sistem: mengaktifkan akaun staf baharu, menyelaras peranan pengguna, serta memantau keselamatan dan integriti pengoperasian sistem Go-Lupus.	Semua Modul Pentadbiran

Perhatian Bagi Staf Baharu: Selepas mendaftar di portal, akaun anda berada dalam status "Belum Disahkan". Pentadbir Unit Aset POLIMAS akan menyemak jabatan dan emel rasmi anda sebelum mengaktifkan akaun untuk log masuk.

Panduan Operasi Pemohon / Staf (SOP Permohonan KEW.PA-21)

Aliran Kerja Staf

Langkah 1

Buka Permohonan Baharu

1. Log masuk ke portal Go-Lupus.
2. Klik menu "Permohonan Baharu" pada sidebar.
3. Sistem menjana draf berserta nombor rujukan rasmi secara automatik (format: LPS/YYYY/XXXX).

Langkah 2

Pilih Kaedah Kemasukan Aset

• Kaedah A (Borang Pantas): Masukkan aset satu demi satu melalui butang "Tambah Aset".
• Kaedah B (Import Excel): Muat turun templat rasmi, isi senarai aset, dan muat naik terus secara pukal.

Langkah 3

Isi Data & Semak No Siri

Masukkan No Siri Pendaftaran (format standard: KPT/POLIMAS/H/... atau I/...). Sistem akan menjalankan semakan silang masa nyata untuk memastikan tiada pertindihan aset.

Langkah 4

Lampiran Sokongan & Foto

• Aset ICT bernilai ≥ RM 1,000 wajib lampir Perakuan PEP (KEW.PA-19).
• Aset Elektrik ≥ RM 5,000 wajib perakuan teknikal.
• Lampirkan foto kerosakan fizikal dan Kad Aset (KEW.PA-3).

Langkah 5

Hantar ke Unit Aset

Tekan butang "Hantar Permohonan". Status bertukar kepada "Menunggu Semakan" dan borang dikunci untuk memulakan pemeriksaan rasmi.

Langkah 6

Pantau Status & Cetak

Pantau kemas kini daripada Pentadbir. Sekiranya permohonan telah bertaraf "Dimuktamadkan (Finalised)", anda boleh memuat turun dan mencetak borang rasmi KEW.PA-21.

Modul Kalkulator Susut Nilai Aset Kerajaan (Pekeliling SPANM Bil. 4/2024 & Lampiran C)

Kalkulator Berkanun

Modul Kalkulator Susut Nilai (calculator.php) boleh diakses secara terbuka oleh semua staf dan pentadbir melalui bar navigasi atas. Modul ini melaksanakan formula garis lurus rasmi kerajaan untuk mengira susut nilai tahunan, susut nilai terkumpul, dan baki nilai buku bersih aset.

Formula Piawai Kaedah Garis Lurus (Straight-Line Method):

1. Usia Guna Semasa: Dikira berdasarkan beza tarikh perolehan asal (KEW.PA-1) dan tarikh kiraan semasa.

2. Kadar Susut Nilai Tahunan: (1 / Had Hayat Guna Lampiran C) × 100%

3. Susut Nilai Tahunan: Kos Perolehan Asal / Had Hayat Guna

4. Susut Nilai Terkumpul: Susut Tahunan × Usia Guna (Tahun)

5. Prinsip Nilai Sisa Token RM 1.00: Sekiranya usia aset ≥ had hayat guna (aset tamat hayat guna penuh), nilai buku TIDAK disifarkan (RM 0.00), sebaliknya dikunci pada RM 1.00 sebagai bukti berakaun bahawa aset fizikal masih dalam pegangan jabatan sehingga dilupuskan secara sah.

Jadual Had Hayat Guna Piawai (Lampiran C SPANM Bil. 4/2024):

Kategori Aset	Had Hayat Guna	Kadar Susut/Thn	Contoh Aset / Peralatan Terlibat
ICT & Komputer	5 Tahun	20.0%	Komputer Riba (Laptop), PC Desktop, Pelayan (Server), Pengimbas, Mesin Pencetak, Router.
Peralatan Elektrik & Pejabat	8 - 10 Tahun	10.0% - 12.5%	Penyaman Udara, Peti Sejuk Makmal, Kipas, Mesin Fotostat, Pemotong Kertas Industri.
Perabot & Kelengkapan	10 Tahun	10.0%	Kerusi Kuliah/Pejabat, Meja Peperiksaan, Rak Fail Besi, Almari Keluli, Partition Pejabat.
Kenderaan Bermotor	7 - 10 Tahun	10.0% - 14.3%	Van Rasmi POLIMAS, Bas Jabatan, Kereta Korporat, Motosikal Utiliti.
Loji, Mesin & Jentera Bengkel	10 - 20 Tahun	5.0% - 10.0%	Dust Extractor Bengkel Kayu, Mesin Larik CNC, Mesin Kimpalan Arka, Generator Kuasa.

Ciri Pintar Mudah Alih (Mobile-Friendly Responsive Table):
Kalkulator menjana jadual unjuran susut nilai tahun demi tahun sepanjang hayat aset. Pada peranti telefon pintar, anda boleh menatal (swipe horizontal) jadual tersebut ke kanan atau kiri secara sentuhan lancar tanpa merosakkan susun atur skrin!

Modul Integrasi Pukal (Import & Eksport Excel)

Produktiviti Tinggi

Bagi pelupusan yang melibatkan ratusan inventori serentak (contohnya pelupusan makmal komputer atau dewan kuliah), Go-Lupus menyediakan enjin penganalisis Excel asli tanpa pustaka berat:

Fail Templat

1. Muat Turun Templat

Buka halaman borang permohonan → klik butang "Import Pukal Excel" → klik pautan muat turun fail contoh templat_kewpa21.xlsx.

Penyediaan

2. Isi Data Tanpa Ubah Header

Masukkan No Siri, Keterangan Aset, Tarikh Terima (format YYYY-MM-DD atau DD/MM/YYYY), Kos Asal, Kaedah Pelupusan, dan Justifikasi.

Validasi Staging

3. Semak Ruang Prapapar

Muat naik fail ke sistem. Sistem memaparkan pratonton semua baris, mengesan nombor siri yang telah wujud, dan memaparkan ralat secara jelas sebelum data dimasukkan.

Modul Semakan & Pemuktamadan Pentadbir Unit Aset

Pengauditan & Kelulusan

Modul admin/review.php adalah pusat kawalan bagi Pegawai Pengurusan Aset untuk menguruskan kitaran fizikal pelupusan:

Tindakan 1

Mula Semakan (Under Review)

Mengunci permohonan untuk pemeriksaan fizikal bagi mengelakkan perubahan data oleh jabatan pemohon semasa proses audit lapangan berjalan.

Tindakan 2

Isi Lembaga Pemeriksa (LPP)

Memasukkan butiran Pegawai Pemeriksa 1 dan Pegawai Pemeriksa 2 (Nama, Jawatan, Tarikh Lantikan, dan Tarikh Pemeriksaan Fizikal di lokasi).

Tindakan 3

Kembalikan atau Muktamadkan

Jika terdapat ketidaktepatan, klik "Kembalikan ke Pemohon" beserta ulasan pembetulan. Jika teratur, isi Kuasa Melulus dan tekan "Muktamadkan Permohonan".

Pusat Cetakan Dokumen & Borang Rasmi Kerajaan

Format Piawaian A4

Go-Lupus menjana dokumen rasmi sedia cetak yang mematuhi 100% susun atur format piawaian Perbendaharaan Malaysia:

Borang Utama

Borang KEW.PA-21 (A4 Landskap)

Jadual lengkap permohonan pelupusan mengandungi 11 kolum piawai, perakuan Lembaga Pemeriksa LPP, dan ruang tandatangan Kuasa Melulus.

Sijil Perakuan

Perakuan Pelupusan PEP (KEW.PA-19)

Laporan pemeriksaan teknikal bagi peralatan ICT dan elektrik yang disahkan rosak, dilengkapkan bersama cetakan foto kerosakan resolusi tinggi.

Daftar Aset

Kad Daftar Aset (KEW.PA-3)

Salinan digital Kad Daftar Aset Alih Bahagian A dan B yang disandarkan bersama setiap permohonan pelupusan.

Soalan Lazim & Penyelesaian Masalah (FAQ)

Bantuan & Sokongan

Klik pada mana-mana soalan di bawah untuk membaca jawapan dan panduan penyelesaian masalah:

1. Mengapakah sistem menyekat pendaftaran nombor siri aset dan memberi ralat?

Go-Lupus menguatkuasakan kawalan silang integriti 3-peringkat automatik. Ralat ini bermaksud:

Nombor siri tersebut telah pun dimasukkan dalam baris lain permohonan semasa anda; ATAU
Aset tersebut telah pun selesai dilupuskan (bertaraf Finalised) dalam rekod terdahulu; ATAU
Aset tersebut sedang dipohon dan diproses dalam permohonan jabatan lain. Sila semak Kad Fizikal Aset anda.

2. Mengapakah nilai buku aset saya kekal RM 1.00 walaupun telah berusia lebih 10 tahun?

Ini mematuhi Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) Bil. 4/2024 dan Tatacara Pengurusan Aset Alih AM 2.7. Apabila sesuatu aset telah melepasi had tempoh hayat gunanya (tamat susut nilai penuh), nilainya dikunci kepada nilai sisa nominal RM 1.00 dan tidak disifarkan kepada RM 0.00. Ini membuktikan aset tersebut masih wujud secara fizikal dalam pemilikan kerajaan sehingga ia dilupuskan secara sah.

3. Bagaimanakah melihat jadual simulasi susut nilai penuh pada skrin telefon pintar?

Jadual unjuran susut nilai dioptimumkan sepenuhnya untuk paparan mudah alih. Anda hanya perlu menyentuh dan menatal (swipe) jadual ke arah kanan atau kiri. Sistem menyokong tatalan mendatar pantas (touch-action: pan-x pan-y) tanpa menjejaskan susun atur laman web anda.

4. Apa yang perlu saya lakukan sekiranya permohonan dikembalikan (Returned)?

Buka permohonan berkenaan dari menu "Permohonan Saya". Baca ruangan amaran merah "Catatan Pentadbir" di bahagian atas borang. Buat pembetulan pada baris item aset yang dinyatakan (cth: kemas kini kaedah atau lampirkan sijil PEP yang betul), kemudian tekan butang "Hantar Semula Permohonan".

5. Siapakah yang layak menandatangani sebagai Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)?

Mengikut Pekeliling Perbendaharaan AM 2.7, Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai yang dilantik oleh Pengarah/Pegawai Pengawal. Pegawai yang dilantik TIDAK boleh terdiri daripada pegawai yang bertanggungjawab secara langsung mengawal atau memegang aset yang hendak dilupuskan tersebut.

6. Bagaimanakah cara menghubungi Pegawai Unit Pengurusan Aset sekiranya ada persoalan lanjut?

Anda boleh melayari menu "Direktori PIC" pada navigasi sistem. Halaman tersebut menyediakan senarai nama Pegawai Aset, nombor sambungan telefon, alamat emel rasmi, dan butang integrasi WhatsApp Segera untuk bantuan terus.