POLIMAS POLYCC JPPKK
KERAJAAN MALAYSIA 1PP - TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH (AM 2.7)
Dokumentasi Rasmi Sistem • Edisi 2026

GO-LUPUS POLIMAS

MANUAL PENGGUNA LENGKAP & SPESIFIKASI TEKNIKAL SISTEM
Sistem Pengurusan Pelupusan Aset Alih Bersepadu Berasaskan Format Digital KEW.PA-21

Panduan komprehensif operasi hujung ke hujung (end-to-end), enjin susut nilai automatik, semakan pertindihan silang nombor siri pendaftaran, aliran kelulusan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP), jaminan keselamatan maklumat serta tatacara operasi standard bagi kegunaan staf akademik, sokongan akademik dan Unit Pengurusan Aset POLIMAS.

Institusi / Pemilik Sistem Politeknik Sultan Abdul Halim Mu'adzam Shah
Piawaian Perbendaharaan Pekeliling AM 2.7 Lampiran C (KEW.PA-21, 19, 3)
Versi Aplikasi Go-Lupus v2.6 Enterprise (Strict PHP 8.2+ / MySQL)
Tarikh Penerbitan Dokumen September 2026 / Edaran Rasmi Kampus
Hak Cipta Terpelihara © 2026 Unit Pengurusan Aset POLIMAS & JPPKK
Klasifikasi: Dokumen Rasmi Dalaman Kerajaan

TOC ISI KANDUNGAN DOKUMEN

Panduan navigasi pantas ke setiap seksyen spesifikasi teknikal dan modul operasi pengguna.

1. PENGENALAN & OBJEKTIF SISTEM GO-LUPUS Seksyen 1
  • 1.1 Latar Belakang & Punca Kuasa (Pekeliling AM 2.7)1.1
  • 1.2 Transformasi Digital Pengurusan Pelupusan Aset1.2
  • 1.3 Matlamat, KPI & Faedah Utama kepada Warga POLIMAS1.3
2. KESELAMATAN MAKLUMAT & JAMINAN INTEGRITI DATA Seksyen 2
  • 2.1 Polisi Kawalan Akses & Perlindungan Maklumat Aset2.1
  • 2.2 Kawalan Integriti Transaksi & Validasi Data Automatik2.2
  • 2.3 Perlindungan Sesi Pengguna & Pencegahan Pencerobohan2.3
  • 2.4 Pematuhan Piawaian Keselamatan ICT Sektor Awam2.4
3. HIERARKI PERANAN & KAWALAN CAPAIAN (RBAC) Seksyen 3
  • 3.1 Peranan Pengguna: Superadmin, Admin, Staf (User) & Pelawat3.1
  • 3.2 Aliran Pendaftaran & Pengesahan Akaun Baharu oleh Unit Aset3.2
  • 3.3 Kawalan Sesi, Had Percubaan Log Masuk & Keepalive Heartbeat3.3
4. PAPAN PEMUKA EKSEKUTIF & ANALITIK JKPAK Seksyen 4
  • 4.1 Ribbon KPI & Metrik Kewangan Keseluruhan4.1
  • 4.2 Carta Visual JKPAK (Pecahan Kaedah & Nilai Mengikut Jabatan)4.2
  • 4.3 Penjejak Sesi Pengguna Aktif & Log Trafik Pelawat Masa Nyata4.3
5. MODUL PERMOHONAN PELUPUSAN (KEW.PA-21) Seksyen 5
  • 5.1 Kitaran Hayat Permohonan (Draft -> Submitted -> Review -> Finalised)5.1
  • 5.2 Penjanaan Nombor Rujukan Rasmi LPS/YYYY/XXXX5.2
  • 5.3 Prosedur Penyerahan & Kawalan Kunci Permohonan (Locking)5.3
6. ENJIN PENGIRAAN SUSUT NILAI & PENGURUSAN ASET Seksyen 6
  • 6.1 Pengelasan Automatik Kategori (ICT, Elektrik, Perabot/Besi)6.1
  • 6.2 Formula Susut Nilai Garis Lurus & Nilai Sisa RM 1.006.2
  • 6.3 Matriks Penentuan Dokumen Sokongan (KEW.PA-19 & KEW.PA-3)6.3
  • 6.4 Penjana Format No. Siri (KPT/POLIMAS/H atau I)6.4
  • 6.5 Kawalan Silang Global Pertindihan No. Siri (Anti-Duplicate Guard)6.5
  • 6.6 Muat Naik Lampiran Borang & Bukti Foto Kerosakan Fizikal6.6
  • 6.7 Modul Kalkulator Susut Nilai Aset Kerajaan (JANM Bil. 4/2024 & Lampiran C)6.7
7. INTEGRASI PUKAL (IMPORT & EKSPORT EXCEL) Seksyen 7
  • 7.1 Penganalisis Native Zip/XML XLSX Tanpa Pustaka Pihak Ketiga7.1
  • 7.2 Ruang Prapapar Staging, Pemadanan Lajur & Pengesahan Ralat7.2
  • 7.3 Eksport Excel Rasmi & Perlindungan Suntikan Formula7.3
8. MODUL SEMAKAN & PEMUKTAMADAN PENTADBIR Seksyen 8
  • 8.1 Maklumat Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP 1 & LPP 2)8.1
  • 8.2 Keputusan & Maklumat Kuasa Melulus8.2
  • 8.3 Kembalikan Draf (Return with Remarks) & Pemuktamadan8.3
9. PUSAT CETAKAN BORANG RASMI KERAJAAN Seksyen 9
  • 9.1 Borang KEW.PA-21 (Format Landskap A4 Piawaian Kerajaan)9.1
  • 9.2 Borang Perakuan Pelupusan PEP (KEW.PA-19) Bersama Foto9.2
  • 9.3 Kad Daftar Aset (KEW.PA-3) Bahagian A & B9.3
10. PUSAT DOKUMEN, DIREKTORI PIC & PENTADBIRAN SISTEM Seksyen 10
  • 10.1 Repositori Templat Borang KEW.PA (KEW.PA-9, 10, 11, 20, 32)10.1
  • 10.2 Direktori PIC Jabatan & Integrasi WhatsApp Segera10.2
  • 10.3 Pengurusan Master Jabatan & Unit POLIMAS10.3
  • 10.4 Jejak Audit Keselamatan (Audit Trail) & Pematuhan Audit10.4
  • 10.5 Pengurusan Sandaran & Pemulihan Bencana (DRP)10.5
  • 10.6 Jaminan Kualiti Sistem & Verifikasi Logik Automatik10.6
11. PANDUAN PENGGUNA LANGKAH DEMI LANGKAH (SOP) Seksyen 11
  • 11.1 Manual Pemohon / Staf Jabatan (Penyediaan hingga Penghantaran)11.1
  • 11.2 Manual Simulasi Kalkulator Susut Nilai (Web & Mobile Responsive)11.2
  • 11.3 Manual Pentadbir Unit Aset (Semakan, Pengesahan & Cetakan)11.3
  • 11.4 Soalan Lazim & Penyelesaian Masalah (FAQ & Troubleshooting)11.4

1 PENGENALAN & OBJEKTIF SISTEM GO-LUPUS

1.1 Latar Belakang & Punca Kuasa

Sistem Go-Lupus (juga dikenali sebagai PolyCC Asset Disposal Management System - PADMS) dibangunkan khusus untuk memenuhi keperluan pengurusan pelupusan aset alih kerajaan di Politeknik Sultan Abdul Halim Mu'adzam Shah (POLIMAS), di bawah naungan Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti (JPPKK), Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT) Malaysia.

Operasi sistem ini berpandukan punca kuasa pekeliling rasmi perbendaharaan iaitu Pekeliling Perbendaharaan Malaysia: 1PP - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (AM 2.7: Pelupusan Aset Alih Kerajaan). Borang permohonan utama yang dijana oleh sistem ini merupakan KEW.PA-21 (Borang Pelupusan Aset Alih) yang mematuhi format perundangan Lampiran C pekeliling berkenaan.

1.2 Transformasi Digital Pengurusan Pelupusan

Sebelum pengenalan Go-Lupus, penyediaan borang KEW.PA-21 dijalankan secara manual menggunakan hamparan elektronik (Excel) berasingan di setiap jabatan atau unit. Kaedah manual ini sering mencetuskan pelbagai cabaran kritikal:

1.3 Matlamat, KPI & Faedah Utama

• Automasi 100% Pengiraan

Menghapuskan ralat formula susut nilai melalui enjin klasifikasi pintar kategori ICT, Elektrik, dan Perabot/Besi secara automatik.

• Kawalan Silang Pertindihan Global

Sistem menyemak integriti nombor siri pendaftaran merentas semua jabatan dan permohonan terdahulu bagi mengelakkan penipuan atau rekod berganda.

• Integrasi Pukal Excel Fleksibel

Membolehkan jabatan memuat naik ratusan aset serentak melalui fail Excel dengan ruang prapapar (staging) sebelum pengesahan kekal.

• Pelaporan Eksekutif JKPAK Segera

Menyediakan carta interaktif dan ringkasan nilai kewangan aset untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK).

Piawaian Institusi: Sistem ini direka khas untuk menyokong 13 Jabatan & Unit Akademik serta 11 Bahagian & Unit Sokongan Akademik di POLIMAS, memastikan keseragaman standard dokumentasi aset alih di peringkat kebangsaan.

2 KESELAMATAN MAKLUMAT & JAMINAN INTEGRITI DATA

2.1 Polisi Kawalan Akses & Perlindungan Maklumat Aset

Sistem Go-Lupus dibangunkan dengan menitikberatkan keselamatan data rasmi kerajaan selaras dengan Dasar Keselamatan ICT Sektor Awam. Perlindungan maklumat dilaksanakan pada setiap peringkat interaksi:

Domain Keselamatan Piawaian & Mekanisme Prinsip Perlindungan & Jaminan Integriti
Pengasingan Kuasa & Peranan Prinsip Keperluan Mengetahui (Need-to-Know) Setiap peranan pengguna (User, Admin, Superadmin) dihadkan kepada modul dan rekod yang dibenarkan sahaja bagi mencegah capaian tanpa autoriti.
Perlindungan Kata Laluan Penyulitan Sehala Kriptografi Piawai Industri Kata laluan pengguna dilindungi menggunakan algoritma hashing selamat dengan kos pengkomputeran tinggi dan garam rawak (random salt).
Keselamatan Penghantaran Saluran Komunikasi Selamat (HTTPS/TLS) Semua transaksi borang, kelulusan, dan fail lampiran dihantar melalui saluran komunikasi yang disulitkan sepenuhnya.
Kawalan Kunci Rekod Status Baca Sahaja (Read-Only Locking) Borang permohonan yang telah dihantar dikunci serta-merta daripada sebarang pindaan pemohon bagi memelihara ketepatan semakan Unit Aset.
Sanitasi Data Eksport Perlindungan Manipulasi Fail Hamparan Semua data teks yang dimuat turun ke Excel/CSV ditapis secara automatik bagi menghalang sebarang pelaksanaan formula luar jangka.

2.2 Kawalan Integriti Transaksi & Validasi Data Automatik

Bagi menjamin kesahihan dan ketepatan setiap rekod pelupusan aset tanpa bergantung kepada semakan manual semata-mata, sistem dilengkapi enjin semakan integriti automatik:

2.3 Perlindungan Sesi Pengguna & Pencegahan Pencerobohan

2.4 Pematuhan Piawaian Keselamatan ICT Sektor Awam

Pengurusan rekod pelupusan aset di bawah sistem Go-Lupus mematuhi tatacara tadbir urus digital institusi, Arahan Perbendaharaan (AP) dan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA). Setiap tindakan operasi penting dicatatkan ke dalam jejak audit digital yang kekal bagi memastikan kebolehkesanan penuh bagi tujuan audit dalaman POLIMAS dan Jabatan Audit Negara.

3 PENGURUSAN PENGGUNA & KAWALAN CAPAIAN (RBAC)

3.1 Matriks Kuasa & Peranan Pengguna

Fungsi / Modul Sistem Pelawat (Guest) Staf / PIC (User) Unit Aset (Admin) Superadmin
Daftar Akaun / Log Masuk ✓ Ya ✓ Ya ✓ Ya ✓ Ya
Cipta & Sunting Draf KEW.PA-21 Sendiri ✗ Tidak ✓ Ya ✓ Ya ✓ Ya
Import & Eksport Fail Excel Aset Jabatan ✗ Tidak ✓ Ya ✓ Ya ✓ Ya
Akses Pusat Dokumen / Muat Turun Borang ✗ Tidak ✓ Ya ✓ Ya ✓ Ya
Semak Permohonan Semua Jabatan POLIMAS ✗ Tidak ✗ Tidak ✓ Ya ✓ Ya
Kemaskini Lembaga Pemeriksa (LPP 1 & 2) ✗ Tidak ✗ Tidak ✓ Ya ✓ Ya
Muktamadkan Status & Cetak KEW.PA-21 Rasmi ✗ Tidak ✗ Tidak ✓ Ya ✓ Ya
Pengesahan Pendaftaran Akaun Baharu ✗ Tidak ✗ Tidak ✓ Ya ✓ Ya
Jejak Audit & Pengurusan Sandaran Keselamatan ✗ Tidak ✗ Tidak ✓ Ya ✓ Ya
Urus Akaun Superadmin & Konfigurasi Teras ✗ Tidak ✗ Tidak ✗ Tidak ✓ Ya

3.2 Aliran Pendaftaran Akaun Baharu (Self-Registration & Approval Flow)

1. Daftar Online
Staf isi nama, emel POLIMAS, no. tel, jabatan & jawatan
→
2. Status Kuarantin
Akaun disimpan dengan is_active = 0 (belum boleh log masuk)
→
3. Semakan Unit Aset
Admin terima notifikasi tab 'Menunggu Pengesahan'
→
4. Pengaktifan Akaun
Admin sahkan peranan staf (User / Admin). Staf kini boleh log masuk
Integriti Rekod Pengguna: Pengguna yang mempunyai sebarang rekod transaksi permohonan atau pernah bertindak sebagai pemeriksa TIDAK BOLEH DIPADAM daripada sistem. Ini bagi memelihara rantaian integriti data sejarah pelupusan. Pentadbir hanya dibenarkan menyahaktifkan akaun tersebut atau menukar jabatan pengguna.

3.3 Direktori Pegawai & PIC Jabatan

Sistem menyediakan direktori berpusat yang memaparkan semua Pegawai Aset / PIC di setiap jabatan dan unit POLIMAS. Direktori ini dilengkapi pautan integrasi pantas:

4 PAPAN PEMUKA & ANALITIK EKSEKUTIF JKPAK

4.1 Kad Petunjuk Prestasi Utama (KPI Ribbon)

Sebaik sahaja log masuk, pengguna dipaparkan papan pemuka interaktif yang disesuaikan mengikut peranan pengguna:

Paparan Staf / Pemohon Jabatan:
  • Jumlah Permohonan Jabatan: Bilangan keseluruhan draf milik pengguna.
  • Draf Aktif: Bilangan permohonan yang masih dalam fasa penyediaan aset.
  • Dikembalikan: Draf yang dipulangkan oleh Unit Aset untuk pindaan segera.
  • Selesai / Dimuktamadkan: Permohonan yang telah diluluskan dan sedia dimuat turun.
Paparan Pentadbir Unit Pengurusan Aset:
  • Jumlah Keseluruhan Permohonan: Merangkumi semua jabatan di POLIMAS.
  • Menunggu Semakan: Permohonan yang baru dihantar oleh PIC jabatan.
  • Dalam Semakan: Permohonan yang sedang dinilai fizikalnya oleh Unit Aset.
  • Dimuktamadkan: Rekod pelupusan rasmi yang telah lengkap diluluskan.

4.2 Analitik Eksekutif Nilai Aset JKPAK

Bagi tujuan mesyuarat pengurusan aset (JKPAK), sistem secara dinamik mengira agregat metrik kewangan aset:

Metrik Kewangan Formula / Kaedah Pengiraan Kegunaan Utama
Jumlah Unit Aset COUNT(assets.id) bagi permohonan aktif Memantau kuantiti fizikal peralatan yang sedang dalam proses pelupusan di seluruh kampus.
Nilai Perolehan Asal (RM) SUM(assets.original_cost) Mengetahui jumlah kos modal perolehan aset kerajaan yang terlibat dalam kitaran semasa.
Nilai Semasa Aset (RM) SUM(assets.current_value) Menilai nilai pasaran semasa atau nilai sisa buku peralatan yang hendak dilupuskan.
Bilangan Jabatan Terlibat COUNT(DISTINCT applications.department) Mengukur tahap pematuhan dan keaktifan pelupusan berkala merentas jabatan.

4.3 Visualisasi Interaktif Carta JKPAK (Chart.js)

Papan pemuka dilengkapi dua carta visualisasi utama yang boleh ditapis mengikut tahun dan status permohonan:

4.4 Pemantau Pengguna Dalam Talian & Trafik Pelawat (Real-time Analytics)

Sistem mengintegrasikan penjejak aktiviti masa nyata melalui panggilan AJAX latar belakang (ajax_analytics.php) setiap 30 saat:

5 MODUL PERMOHONAN & KITARAN HAYAT KEW.PA-21

5.1 Kitaran Hayat Status Permohonan (Document Lifecycle)

1. DRAF
Staf cipta & isi aset (manual/Excel)
→
2. SUBMITTED
Dihantar ke Unit Aset (Read-only)
→
3. REVIEW
Unit Aset & LPP buat pemeriksaan
→
4. RETURNED
Pindaan (jika ada catatan admin)
→
5. FINALISED
Diluluskan & sedia dicetak rasmi

5.2 Penjanaan Nombor Rujukan Rasmi Permohonan

Setiap permohonan baharu yang disimpan atau mempunyai aset akan dijana nombor siri rasmi secara automatik tanpa lompong (gapless sequential number):

Format: LPS / [TAHUN] / [NOMBOR 4-DIGIT BERTURUTAN]
Contoh: LPS/2026/0001, LPS/2026/0002, LPS/2026/0003...

6 ENJIN PENGIRAAN AUTOMATIK & PENGURUSAN ASET

6.1 Enjin Pengelasan Kategori Pintar (Auto-Classification)

Pengguna hanya perlu memasukkan keterangan ringkas aset dan kaedah pelupusan. Sistem secara automatik menapis teks dan memadankannya dengan pangkalan kata kunci rasmi:

Kategori Aset Hayat Guna Contoh Kata Kunci Pengecaman Pintar Ambang PEP (KEW.PA-19)
ICT 5 Tahun Komputer, PC, Desktop, Laptop, Server, Monitor, Printer, Switch, Router, Projector, Scanner, Tablet, LCD Kos Asal ≥ RM 1,000.00
ELEKTRIK 10 Tahun Aircond, Penghawa Dingin, Kipas, Peti Sejuk, Fridge, Microwave, Mesin Basuh, Lampu, Motor Elektrik, Kompresor Kos Asal ≥ RM 5,000.00
PERABOT / BESI 10 Tahun Kerusi, Meja, Kabinet, Almari, Rak, Sofa, Papan Putih, Whiteboard, Locker, Partition, Bangku, Besi, Jualan Sisa Tiada (KEW.PA-21 Sahaja)

6.2 Algoritma Pengiraan Susut Nilai & Nilai Buku Kerajaan

Pengiraan susut nilai menggunakan Kaedah Garis Lurus (Straight-Line Depreciation Method) berlandaskan piawaian perakaunan sektor awam:

1. Usia Guna Aset: Asset Age = Tahun Semasa - Tahun Tarikh Terima (KEW.PA-1)
2. Susut Nilai Tahunan: Annual Depreciation = Kos Perolehan Asal / Hayat Guna
3. Susut Nilai Terkumpul: Accumulated = MIN(Kos Asal, Annual Depreciation × Usia Guna)
4. Nilai Buku (Book Value):

6.3 Matriks Penentuan Dokumen Sokongan Automatik

Wajib KEW.PA-19 & KEW.PA-3:

Berlaku apabila aset kategori ICT dengan kos perolehan asal ≥ RM 1,000.00 atau kategori ELEKTRIK dengan kos perolehan asal ≥ RM 5,000.00. Sistem akan mewajibkan medan pemeriksaan teknikal PEP dan melampirkan salinan Kad Aset.

KEW.PA-21 Sahaja:

Bagi semua aset kategori PERABOT/BESI atau aset ICT/Elektrik di bawah nilai ambang PEP di atas. Tiada borang PEP berasingan diperlukan, memadai dengan perakuan terus Lembaga Pemeriksa pada borang utama KEW.PA-21.

6.4 Penjana Format No. Siri Pendaftaran Rasmi

Sistem mampu menjana format nombor siri pendaftaran standard POLIMAS mengikut ambang klasifikasi aset:

Format: KPT / POLIMAS / [JENIS] / [TAHUN] / [BILANGAN]
• H (Harta Modal): Nilai perolehan asal ≥ RM 2,000.00 (Contoh: KPT/POLIMAS/H/24/01)
• I (Inventori): Nilai perolehan asal < RM 2,000.00 (Contoh: KPT/POLIMAS/I/24/02)

6.5 Kawalan Silang Global Pertindihan No. Siri (Anti-Duplicate Guard)

Salah satu inovasi keselamatan terpenting dalam Go-Lupus adalah Semakan Pertindihan Silang 3-Peringkat Masa Nyata (melalui AJAX ajax_check_serial.php semasa menaip):

Peringkat Semakan Keadaan Dikesan Tindakan Sistem
Peringkat 1: Permohonan Semasa No. siri telah pun dimasukkan dalam baris lain dalam permohonan yang sama. Disekat Serta-merta Sistem memaparkan mesej ralat menyatakan nombor siri telah wujud pada Bilangan terdahulu.
Peringkat 2: Rekod Dimuktamadkan No. siri telah pun dilupuskan dalam permohonan terdahulu bertaraf Finalised. Disekat Mutlak Aset yang telah selesai dilupuskan tidak boleh didaftarkan semula ke dalam permohonan baharu.
Peringkat 3: Permohonan Aktif Lain No. siri sedang berada dalam proses di jabatan lain (Draft/Submitted/Review/Returned). Amaran Konflik Sistem memaparkan nombor rujukan permohonan dan nama jabatan yang sedang memegang aset tersebut.

6.6 Pengurusan Lampiran Dokumen & Bukti Foto Kerosakan Fizikal

Bagi memastikan ketelusan dan mematuhi piawaian audit pelupusan sektor awam, Go-Lupus membolehkan pemohon memuat naik dokumen sokongan dan gambar kerosakan fizikal bagi setiap baris aset yang didaftarkan:

Jenis Dokumen / Bukti Syarat & Keperluan Audit Spesifikasi Teknikal & Keselamatan
Borang Perakuan PEP (KEW.PA-19) Wajib bagi aset ICT (≥ RM 1,000) dan Elektrik (≥ RM 5,000) yang disahkan rosak oleh Pegawai Teknikal / Jabatan Kerja Raya (JKR). Format: PDF / JPG / PNG
Had Saiz: Maksimum 2MB setiap fail.
Penyimpanan: uploads/evidence/ dengan nama fail unik berenkripsi timestamp.
Salinan Kad Aset (KEW.PA-3) Melampirkan rekod daftar asal aset bagi membuktikan ketulenan nombor siri pendaftaran dan tarikh perolehan asal. Format: PDF / JPG / PNG
Had Saiz: Maksimum 2MB.
Kebenaran Akses: Terhad kepada staf pemohon dan pentadbir sistem sahaja.
Foto Kerosakan Fizikal Gambar sudut jelas menunjukkan bahagian aset yang rosak teruk, pecah, usang, atau berkarat bagi kegunaan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP). Format: JPG / PNG
Resolusi Optimum: 1280×720px ke atas.
Prapapar interaktif dalam modal semakan pentadbir dan borang cetakan rasmi.

6.7 Modul Kalkulator Susut Nilai Aset Kerajaan (Pekeliling JANM Bil. 4/2024 & Lampiran C)

Bermula versi terkini, Go-Lupus menyediakan Kalkulator Susut Nilai Rasmi Kerajaan (calculator.php) yang boleh diakses terus melalui menu navigasi utama. Modul ini direka khas untuk membolehkan staf, Pegawai Aset, dan Lembaga Pemeriksa membuat simulasi perakaunan susut nilai garis lurus secara telus, tepat, dan mematuhi 100% piawaian Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

Punca Kuasa & Piawaian Perakaunan:
Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) Bilangan 4 Tahun 2024 (Tatacara Pengiraan Susut Nilai dan Nilai Buku Bersih Aset Alih Kerajaan Persekutuan) serta Lampiran C (Jadual Had Usia Guna & Kod Pengelasan Aset).

A. Algoritma & Formula Pengiraan Piawai (Straight-Line Method)

1. Usia Guna Semasa:
Usia = Perbezaan Tahun & Bulan antara Tarikh Terima (KEW.PA-1) dan Tarikh Semakan

2. Kadar Susut Nilai Tahunan:
Kadar (%) = (1 / Had Hayat Guna Lampiran C) × 100%

3. Susut Nilai Tahunan (RM):
Susut Tahunan = Kos Perolehan Asal / Had Hayat Guna
4. Susut Nilai Terkumpul (RM):
Susut Terkumpul = Susut Tahunan × Usia Guna

5. Nilai Buku Bersih & Peraturan Token RM 1.00:
• Sekiranya Usia Guna < Had Hayat Guna:
Nilai Buku = Kos Asal - Susut Terkumpul
• Sekiranya Usia Guna ≥ Had Hayat Guna (Tamat Hayat Guna Penuh):
Nilai Buku dikunci pada Nilai Sisa Nominal RM 1.00 (aset tidak disifarkan kepada RM 0.00 selagi belum dihapus kira secara fizikal daripada rekod).

B. Matriks Rujukan Had Hayat Guna (Lampiran C SPANM Bil. 4/2024)

Kumpulan / Kategori Aset Had Hayat Guna Kadar Susut / Thn Keterangan Aset & Kod Klasifikasi Terlibat
ICT, Komputer & Perisian 5 Tahun 20.0 % Desktop, Komputer Riba (Laptop), Pelayan (Server), Pengimbas, Mesin Cetak, Perisian Komputer Berlesen.
Peralatan Pejabat & Elektrik 8 - 10 Tahun 10.0% - 12.5% Penyaman Udara, Peti Sejuk, Mesin Faksimili, Kipas, Mesin Fotostat, Pemotong Kertas, Peralatan Dapur.
Perabot & Kelengkapan 10 Tahun 10.0 % Kerusi Pejabat, Meja Kayu/Besi, Rak Fail, Almari Keluli, Set Sofa, Papan Putih, Kabinet Arkib.
Kenderaan Bermotor 7 - 10 Tahun 10.0% - 14.3% Kereta Jabatan, Van Rasmi, Motosikal, Bas Institut/Politeknik, Kenderaan Penyelenggaraan.
Loji, Jentera & Mesin Bengkel 10 - 20 Tahun 5.0% - 10.0% Mesin Larik, Mesin Kimpalan, Generator Kuasa, Extractor Bengkel Kayu/Mekanikal, CNC Milling.

C. Ciri-Ciri Utama & Antaramuka Pintar Kalkulator

7 MODUL INTEGRASI PUKAL (IMPORT & EKSPORT EXCEL)

7.1 Penganalisis Native Zip/XML XLSX

Go-Lupus dilengkapi modul khas applications/import_excel.php yang memproses fail hamparan elektronik secara pantas:

7.2 Ruang Prapapar Pukal (Staging Validation Workflow)

1. Muat Naik Fail
Pengguna muat naik fail Excel mengikut templat rasmi
→
2. Prapapar Staging
Data disimpan sementara dalam sesi. Semua lajur disahkan & divalidasi
→
3. Pembetulan Baris
Ralat diserlahkan; pengguna boleh sunting kategori/data terus
→
4. Simpan Kekal
Hanya baris yang sah disimpan ke dalam permohonan

7.3 Eksport Excel Rasmi & Perlindungan Formula

Data permohonan boleh dieksport kembali ke format fail Microsoft Excel / CSV pada bila-bila masa. Sistem menerapkan sanitasi formula secara automatik bagi memastikan nilai teks tidak dieksekusi sebagai formula berbahaya oleh perisian hamparan elektronik pengguna.

8 MODUL SEMAKAN & PEMUKTAMADAN PENTADBIR

8.1 Tanggungjawab Pentadbir Unit Aset

Modul admin/review.php merupakan stesen kerja berpusat bagi Pegawai Unit Pengurusan Aset untuk menguruskan keseluruhan kitaran kelulusan fizikal:

8.2 Pengisian Maklumat Lembaga Pemeriksa (LPP 1 & LPP 2)

Sebelum sesuatu permohonan boleh dimuktamadkan, maklumat dua (2) orang pegawai Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) yang dilantik secara rasmi oleh institusi wajib dimasukkan:

Medan Maklumat Pegawai Pemeriksa 1 Pegawai Pemeriksa 2
Nama Lengkap Nama Pegawai Pemeriksa Utama Nama Pegawai Pemeriksa Kedua
Gred / Jawatan Jawatan hakiki pegawai di institusi Jawatan hakiki pegawai kedua
Jabatan / Bahagian Jabatan tempat pegawai bertugas Jabatan tempat pegawai bertugas
Tarikh Surat Lantikan Tarikh surat pelantikan rasmi oleh Pengarah Tarikh surat pelantikan rasmi oleh Pengarah
Tarikh Pemeriksaan Fizikal Tarikh sebenar aset diperiksa di lokasi Tarikh sebenar aset diperiksa di lokasi

8.3 Keputusan & Maklumat Kuasa Melulus

Bagi melengkapkan borang perundangan KEW.PA-21, maklumat pihak berkuasa yang meluluskan pelupusan direkodkan:

9 PUSAT CETAKAN BORANG RASMI KERAJAAN

• BORANG KEW.PA-21

Borang utama pelupusan berformat Landskap A4 rasmi AM 2.7 Lampiran C. Mengandungi 12 lajur standard, jumlah besar kos asal & nilai semasa, serta ruangan tandatangan rasmi LPP dan Kuasa Melulus.

• BORANG KEW.PA-19 (PEP)

Borang Perakuan Pelupusan untuk aset ICT/Elektrik. Mengandungi diagnosis kerosakan fizikal, anggaran kos pembaikan, peratusan pembaikan berbanding kos asal, perakuan pegawai teknikal, dan lampiran foto berwarna.

• KAD KEW.PA-3

Kad Daftar Harta Modal / Inventori lengkap dengan Bahagian A (Butiran Perolehan & Penempatan) serta Bahagian B (Pemeriksaan & Sejarah Pergerakan Aset).

10 PUSAT DOKUMEN, AUDIT & PENTADBIRAN SISTEM

10.1 Pusat Capaian Borang Lampiran TPA

Modul borang.php bertindak sebagai repositori muat turun dokumen tatacara pengurusan aset alih rasmi (AM 2.7) untuk warga POLIMAS:

Kod Borang Nama Borang Rasmi Fungsi & Tujuan Utama
KEW.PA-9 Borang Permohonan Pergerakan / Pinjaman Aset Alih Kebenaran membawa keluar atau meminjam peralatan aset alih antara jabatan/lokasi.
KEW.PA-10 Borang Laporan Pemeriksaan Aset Alih Laporan berkala pemeriksaan tahunan aset alih oleh Pegawai Pemeriksa.
KEW.PA-11 Borang Laporan Tahunan Pemeriksaan Aset Alih Ringkasan tahunan status keseluruhan aset institusi untuk dibentangkan kepada JPPKK.
KEW.PA-20 Borang Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Laporan rasmi hasil persidangan Lembaga Pemeriksa sebelum diperakukan dalam KEW.PA-21.
KEW.PA-32 Borang Laporan Tindakan Surcaj / Tatatertib Aset Laporan pengesyoran tindakan surcaj bagi kes kehilangan atau kerosakan aset akibat kecuaian.

10.2 Pengurusan Master Jabatan & Unit POLIMAS

Pentadbir boleh menguruskan senarai jabatan (Modul admin/departments.php) mengikut kategori AKADEMIK dan SOKONGAN AKADEMIK. Sebarang pengemaskinian nama jabatan akan diselaraskan secara automatik ke atas rekod profil pengguna dan permohonan sedia ada bagi mengekalkan integriti dan ketepatan rujukan rekod sistem.

10.3 Jejak Audit Keselamatan (Audit Trail)

Setiap aktiviti penting dalam sistem direkodkan dalam log audit keselamatan berpusat (Modul admin/audit_trail.php):

10.4 Pengurusan Sandaran & Pemulihan Bencana (Disaster Recovery Plan)

• Sandaran Data Rekod Pelupusan Aset

Menyokong penjanaan salinan keselamatan berkala bagi rekod aset, lampiran dokumen dan status kelulusan bagi menjamin kesinambungan operasi dan pemulihan pantas sekiranya berlaku kecemasan.

• Pemeliharaan Arkib Dokumentasi Institusi

Penyimpanan arkib dokumen dan rekod pelupusan selaras dengan garis panduan Arahan Perbendaharaan bagi membolehkan semakan semula atau audit retrospektif pada bila-bila masa.

10.5 Jaminan Kualiti Sistem & Verifikasi Logik Automatik

Modul admin/testing.php memuatkan 18 kes pengesahan logik operasi kendiri untuk menjamin kestabilan dan ketepatan tatacara pelupusan:

Kod Ujian Skop & Senario Ujian Logik Nilai Dijangka (Expected) Status
TC01 - TC03 Auto Klasifikasi Kategori (PC → ICT, Aircond → ELEKTRIK, Kerusi → PERABOT) Kategori Padanan Betul ✓ PASS
TC04 - TC05 Hayat Guna Kategori (ICT = 5 tahun, Elektrik/Perabot = 10 tahun) 5 Tahun & 10 Tahun ✓ PASS
TC06 - TC08 Formula Susut Nilai Garis Lurus, Had Terkumpul & Nilai Sisa RM 1.00 Depresiasi Tepat & RM1.00 ✓ PASS
TC09 Status Hayat Guna Aset Tamat Tempoh MELEBIHI/CUKUP HAYAT GUNA ✓ PASS
TC10 - TC13 Ambang Nilai Dokumen Sokongan PEP (ICT ≥ RM1K, ELEKTRIK ≥ RM5K) KEW.PA-19 & KEW.PA-3 ✓ PASS
TC14 - TC18 Format No. Siri (H/I), Penjanaan No. LPS Berturutan, Senarai Jabatan Piawaian Format Sah ✓ PASS

11 PANDUAN PENGGUNA LANGKAH DEMI LANGKAH (SOP)

11.1 Manual Pemohon / Staf Jabatan (Standard Operating Procedure)

LANGKAH 1: Log Masuk & Buka Permohonan Baharu

1. Buka pelayar web dan akses alamat portal Go-Lupus.
2. Masukkan alamat emel rasmi POLIMAS dan kata laluan yang telah disahkan.
3. Pada menu navigasi atas, klik "Permohonan Saya" → "Cipta Permohonan Baharu".
4. Sistem akan menjana draf awal bersama nombor rujukan rasmi (contoh: LPS/2026/0005).

LANGKAH 2: Masukkan Maklumat Aset yang Hendak Dilupuskan

Kaedah A (Manual Satu Persatu): Klik "Tambah Aset" → Masukkan Keterangan Aset, Tarikh Terima, Harga Asal, Nilai Semasa, Syor Kaedah Pelupusan, Justifikasi, dan lampirkan foto kerosakan jika perlu.
Kaedah B (Import Pukal Excel): Klik "Import Pukal Excel" → Muat turun templat rasmi → Isi maklumat aset dalam Excel → Muat naik fail → Sahkan baris di ruangan prapapar (staging) → Klik "Simpan ke Permohonan".

LANGKAH 3: Semak Integriti & Hantar ke Unit Aset

1. Pastikan sekurang-kurangnya satu (1) aset telah dimasukkan dan tiada amaran pertindihan nombor siri.
2. Pastikan aset ICT bernilai ≥ RM1,000 atau Elektrik ≥ RM5,000 mempunyai lampiran PEP.
3. Klik butang hijau "Hantar Permohonan ke Unit Aset". Permohonan kini bertukar status ke "Menunggu Semakan" dan dikunci daripada sebarang suntingan staf.

11.2 Manual Simulasi Kalkulator Susut Nilai (Web & Mobile Responsive)

LANGKAH 1: Buka Modul Kalkulator

1. Pada bar navigasi utama atas portal Go-Lupus, klik menu "Kalkulator Susut Nilai".
2. Pengguna boleh menggunakan butang pantas "Contoh Pantas Untuk Demo (1-Klik)" untuk memuatkan parameter aset lazim (ICT, Extractor Bengkel, Kerusi, Server, atau Kenderaan) atau memasukkan maklumat sendiri.

LANGKAH 2: Masukkan Parameter Aset

1. Kos Perolehan Asal (RM): Masukkan harga belian rasmi daripada dokumen KEW.PA-1 / Invois.
2. Tarikh Terima Aset: Pilih tarikh terima asal aset (sistem mengira usia guna secara automatik).
3. Kategori / Had Hayat Guna: Pilih kategori aset mengikut Lampiran C SPANM Bil. 4/2024 (cth: ICT 5 Tahun, Elektrik 8-10 Tahun, Perabot 10 Tahun) atau pilih "Tersuai" sekiranya hayat guna berbeza.

LANGKAH 3: Semak Keputusan, Salin Rumusan atau Semak Jadual Sepanjang Hayat

1. Kad KPI & Nilai Buku Bersih: Semak anggaran Nilai Buku Bersih semasa dan Susut Nilai Terkumpul.
2. Jadual Simulasi Sepanjang Hayat: Semak jadual unjuran susut nilai tahun demi tahun. Bagi pengguna telefon pintar (Mobile), leret jadual ke kanan/kiri secara sentuhan (smooth touch horizontal swipe) untuk melihat pecahan kolum penuh.
3. Salin Rumusan: Klik "Salin Rumusan Pengiraan" untuk menampal hasil kiraan terus ke dalam medan Justifikasi Borang Permohonan KEW.PA-21.

11.3 Manual Pentadbir Unit Pengurusan Aset (Admin Review SOP)

LANGKAH 1: Buka Skrin Semakan Permohonan

1. Pada menu navigasi Pentadbir, klik "Semakan KEW.PA-21".
2. Tapis permohonan berstatus "Menunggu Semakan" (Submitted). Klik pada nombor permohonan sasaran.
3. Klik butang "Mula Semakan (Under Review)" untuk mengunci proses pemeriksaan fizikal.

LANGKAH 2: Pengisian Lembaga Pemeriksa & Pemeriksaan Fizikal

1. Semak keadaan fizikal aset di lokasi jabatan pemohon bersama Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP).
2. Isi maklumat Pegawai Pemeriksa 1 dan Pegawai Pemeriksa 2 (Nama, Jawatan, Tarikh Lantikan, Tarikh Pemeriksaan). Kad panel pemeriksa telah diselaraskan dengan reka letak kemas dan tajuk seragam.
3. Masukkan ulasan atau keputusan bagi setiap item aset. Sekiranya ada ralat oleh pemohon, klik "Kembalikan ke Pemohon" disertakan catatan pembetulan.

LANGKAH 3: Pemuktamadan & Cetakan Dokumen Rasmi

1. Masukkan maklumat Kuasa Melulus dan tarikh kelulusan.
2. Klik butang "Muktamadkan Permohonan (Finalise)".
3. Klik "Cetak Borang KEW.PA-21" untuk menjana cetakan rasmi berformat A4 Landskap bagi tujuan tandatangan fizikal dan pemfailan rekod kerajaan.

11.4 Soalan Lazim (FAQ & Troubleshooting)

S: Mengapakah sistem memaparkan ralat "No. Siri telah pun wujud"?

J: Go-Lupus menyemak nombor siri merentas keseluruhan sistem. Sekiranya aset tersebut telah dimuktamadkan pelupusannya pada tahun sebelum atau sedang dipohon oleh unit lain, sistem akan menghalang pendaftaran berganda. Sila semak Kad Aset fizikal anda.

S: Apakah yang perlu dilakukan jika draf permohonan dikembalikan (Returned)?

J: Buka permohonan berkenaan dan baca kotak amaran merah "Catatan Pentadbir" di bahagian atas. Buat pembetulan pada senarai aset berkenaan, kemudian tekan semula butang "Hantar Semula Permohonan".

S: Bolehkah aset yang melebihi hayat guna mempunyai nilai buku melebihi RM 1.00?

J: Tidak. Mengikut SPANM Bil. 4/2024 dan Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) AM 2.7, aset alih yang telah melebihi tempoh hayat guna yang ditetapkan akan disusut nilaikan sepenuhnya sehingga mencapai nilai sisa nominal RM 1.00 sebagai bukti rekod aset masih wujud secara fizikal dalam pegangan jabatan.

S: Bagaimanakah melihat keseluruhan lajur jadual simulasi susut nilai pada telefon pintar?

J: Jadual simulasi kalkulator dioptimumkan sepenuhnya untuk paparan mudah alih. Anda hanya perlu menyentuh dan meleret (swipe) jadual ke arah kanan atau kiri. Sistem menyokong leretan mendatar pantas tanpa mengganggu susun atur halaman web.